Subventions

Le dossier est attendu pour le 30 juin de l’année N au plus tard (date de réception du courriel faisant foi).

Si ce délai légal ne pouvait toutefois pas être respecté en raison de circonstances particulières et exceptionnelles, il vous est demandé d’en informer la Direction des Centres culturels le plus rapidement possible avant l’échéance légale. Un délai complémentaire ne pourra vous être accordé que sur base d’un accord du service.

Le dossier doit être adressé uniquement en version électronique aux adresses courriel centres.culturels(at)cfwb.be et muriel.vermeeren(at)cfwb.be.   

L'envoi comprendra :                                                                                   

• un fichier permettant la sélection de parties de textes (PDF, Word, OpenOffice, mais pas de copie scannée) intégrant le rapport d’activités de l’année N-1 et le projet d’action culturelle de l’année N
• l’ensemble des annexes nécessaires (en veillant à transmettre des copies complètes et lisibles, particulièrement en ce qui concerne le bilan et les comptes de résultats).

Le dossier justificatif annuel comporte les éléments suivants :

a) Le Centre culturel est tenu de communiquer les informations suivantes (voir modèle explicatif à télécharger ci-dessous) :

1.Les données contextuelles utiles :

• Coordonnées et identification bancaire du Centre culturel.
• Composition actualisée de l’équipe qui veillera à renseigner les fonctions, le temps presté, le type de lien contractuel (CDD, CDI...), les mises à disposition éventuelles par les collectivités associées.
• Composition actualisée des instances du Centre culturel (AG, CA, bureau exécutif/comité de gestion et CO) en veillant à identifier le titre auquel les membres siègent (public/privé).
• Dernière version des statuts disponible au MB en cas de changements intervenus durant l’année N-1

2.Le projet de procès-verbal de l’Assemblée générale de l'année N approuvant les comptes et bilan de l’année N-1 et le budget de l’année N ;

3.Les comptes et bilan de l’année N-1 ainsi que le budget de l’année N présentés suivant le plan comptable des opérateurs culturels subventionnés(s’ouvre dans un nouvel onglet)de la Communauté française en schéma complet tels qu’approuvés par l’AG ; accompagnés d’un rapport de gestion les commentant et/ou, selon qu’il existe,  le rapport du réviseur d’entreprise, de l’expert-comptable ou du commissaire aux comptes ;

4.Le rapport d’activités et la synthèse des constats issus de l’autoévaluation et des opérations culturelles menées durant l’année N-1 ;

5.Les grandes lignes du projet d’action culturelle de l’année N.

Les points 4 et 5 doivent être structurés de manière à distinguer les différents niveaux de reconnaissance (y compris en ce qui concerne la justification des subventions) : action culturelle générale sur une ou plusieurs communes, action culturelle intensifiée, actions culturelles spécialisées, coopération (si votre Centre culturel en est le porteur).

b) Les Communes, les Provinces et la COCOF sont tenues d’adresser les informations (nature et montant) relatives aux contributions directes et indirectes octroyées durant l’année N-1 (voir brochure explicative et modèle de déclaration ci-dessous).

Si des documents ou des informations s’avéraient manquants, la Direction des Centres culturels les sollicitera auprès du Centre culturel, de la Commune, de la Province ou de la COCOF par email. Un dossier complet remis dans les délais prévus vous fera gagner un temps précieux pour la liquidation du solde de votre subvention.

Vous trouverez ci-dessous les documents reprenant toutes les informations nécessaires.

Structure rapport d'activités PDF

Vous pouvez télécharger la brochure "Engagements financiers des collectivités publiques"(.pdf) et la déclaration du décompte annuel(.word).  

Les Centres culturels qui souhaitent bénéficier du Fonds Ecureuil sont donc appelés à constituer un dossier de demande de participation. Un courrier leur est adressé annuellement pour les inviter à déclarer leur intention de déposer une demande d'avance de Fonds écureuil pour le début du mois de septembre auprès de la Direction des Centres culturels (dany.haulotte(at)cfwb.be).

Le formulaire ci-joint ainsi que ses annexes (une attestation de dettes émise par l'ONSS couvrant au minimum le second trimestre de l'année civile, une attestation d'assujettissement à la TVA, le justificatif d'habilitation du représentant de la personne signataire du formulaire) doit être adressé pour mi-septembre (la date exacte est précisée dans le courrier adressé annuellement aux opérateurs).

Pour bénéficier de la subvention, l'association est tenue de respecter, pour les emplois subventionnés en application du décret emploi, les barèmes fixés dans la (ou les) convention (s) collective(s) de travail de la sous-commission paritaire n° 329.02 relative aux barèmes des secteurs relevant de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Pour bénéficier de la subvention emploi non-marchand, les directions des centres culturels doivent respecter les conditions suivantes :

• être engagé sur fonds propres et lié par un contrat de travail avec l'association
• exercer la fonction à temps plein
• ne pas bénéficier, d'une ou de plusieurs autre(s) subvention(s) structurelle(s) à l'emploi émanant de pouvoirs publics, de fonds ou de dispositif(s) de subventionnement à l'emploi
• être rémunéré au minimum selon l'échelle barémique 4.1 de la sous-commission n°329.02.

A titre dérogatoire, l'emploi de permanent peut être classé à l'échelon 3, dans le cas d'un remplacement lié à la suspension d'un contrat et dans le régime de travail de la personne remplacée, pour la durée de celui-ci et au plus pendant quinze semaines, par année civile et par association. Cet emploi de remplacement peut déroger à la condition de ne pas bénéficier de soutiens structurels à l'emploi.

Afin de justifier leur subvention en année N+1, les Centres culturels utilisent l'application SICE dont les modalités de justification et l'échéancier sont disponibles sur le site cadastre-emploi.cfwb.be.

Equipement : équipement d’animation, équipement technique, matériel de bureau (hors fournitures, assurances, frais d’installation et contrat d’entretien) et bureautique (y compris informatique).

Aménagement : matériel utile à l’aménagement de locaux affectés à la mission du Centre culturel destinés à l’accueil des publics (hors dossiers « infrastructure »).

Lors de sa première reconnaissance, l'association nouvellement reconnue comme Centre culturel peut solliciter une subvention de premier établissement  fixée à 10.000 euros. Cette subvention est destinée à participer aux frais d'établissement, d'installation et de premier aménagement du Centre culturel.

Dans la limite des crédits budgétaires disponibles, les subventions d'équipement ou d'aménagement sont accordées aux conditions suivantes :

1. l'intervention de la Fédération Wallonie-Bruxelles est plafonnée à 60% du montant cumulé des dépenses couvertes par la subvention ;
2. un même Centre culturel ne peut solliciter qu'une seule intervention par année civile ;
3. le Centre culturel sollicitant la subvention n'est pas en période probatoire (art.64 D.21-11-2013).

Dépôt du dossier comprenant:

1. une description du matériel sollicité ;
2. un budget prévisionnel basé sur 3 devis fermes relatifs à la demande ;
3. une note justifiant l’utilité et la nécessité d’acquérir l’équipement ou de réaliser l’aménagement.

Le dossier précisera d’une part le choix du ou des fournisseurs parmi ceux ayant remis une offre, d’autre part l’ordre des priorités d’achat des différents équipements ou fournitures d’aménagement pour lesquels la demande est introduite.

Les dossiers font l’objet d’un accusé de réception précisant la recevabilité éventuellement conditionnelle de la demande.

Les demandes introduites par les opérateurs culturels font l'objet d'une analyse simultanée. Les propositions sont transmises à la Ministre de la Culture (généralement après le premier semestre de l'année).

Dès connaissance de la décision ministérielle, et sous réserve de la procédure administrative et budgétaire, l’Administration informe l’association de l’octroi de la subvention et du montant de celle-ci. Les subventions à l’équipement et à l’aménagement sont imputées sur des crédits facultatifs, ce qui signifie que toute demande répondant aux conditions et critères d’octroi n’ouvre pas un droit obligatoire à la subvention et ne peut être rencontrée que dans la mesure des crédits disponibles.

Par ailleurs, ces crédits sont imputés sur une allocation de base transversale à l'ensemble des secteurs de l'Administration générale de la Culture; aucun quota d'attribution à un secteur n'est fixé d'avance.

L’Administration procède à la liquidation d’une première tranche de subvention correspondant à 85 % du montant octroyé dans les 30 jours de la notification de l'arrêté de subvention au bénéficiaire.  Le solde de 15 % est liquidé après réception, analyse et approbation des pièces justificatives précisées dans la décision d'octroi.

La subvention est justifiée par l’envoi à la Direction des Centres culturels des documents (copie des factures) prouvant l’acquisition des équipements pour lesquels le subside a été octroyé.

Les pièces justificatives doivent porter sur le montant total de la dépense (60% de la subvention de la Fédération Wallonie-Bruxelles + 40% restants) et être conformes au devis présenté.

Outre ce dispositif de subside ponctuel à l'équipement, des possibilités de subventionnement existent pour projets d’infrastructures culturelles. Ces subventions consistent en une aide financière des collectivités publiques locales lorsqu’elles souhaitent réaliser des investissements financiers (l’acquisition, la rénovation et/ou l’aménagement de biens existants, mais également la réalisation d’extensions ou de nouvelles constructions) dans leurs bâtiments à vocation culturelle (leurs musées, bibliothèques, centres culturels, maison de jeunes, etc.). Plus d'informations ICI.

L'opportunité de l'intervention est évaluée sur base des éléments cumulatifs suivants :

1. la qualité et la pertinence du projet par rapport au projet d'action culturelle du centre culturel sont établies ;
2. la priorité est donnée aux projets :
   - qui visent particulièrement à diminuer les inégalités dans l'exercice du droit à la culture ;
   - développés en partenariat avec des associations culturelles, socioculturelles ou sociales des territoires concernés ou avec d'autres centres culturels;
3. l'équilibre budgétaire global du projet est assuré, notamment par la présence d'autres sources de financement que l'intervention de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Les subventions pour des opérations culturelles exceptionnelles sont imputées sur des crédits facultatifs : ce qui signifie que toute demande répondant aux conditions et critères d’octroi n’ouvre pas un droit obligatoire à la subvention et qu’elle sera rencontrée dans la mesure des crédits disponibles.

La demande doit comporter l'ensemble des éléments suivants :

1. une description du projet précisant :
   a) le contexte dans lequel s'inscrit le projet;
   b) les objectifs poursuivis par le projet, ainsi que les stratégies et méthodologies mises en oeuvre pour les réaliser;
   c) les actions concrètes qui seront développées dans le cadre du projet;
   d) l'identification des publics cibles;
   e) la place du projet dans le projet d'action culturelle et la plus-value apportée par rapport à celui-ci;
   f) en cas de partenariat, la description des rôles et apports respectifs des différents partenaires;
    
2. le calendrier général du projet;
3. un budget détaillé, comprenant les prévisions de dépenses et de recettes, en ce compris les éventuels financements publics complémentaires et les apports en coproduction.

Les dossiers doivent être introduits avant la réalisation du projet, dans des délais raisonnables permettant l'instruction de la demande par l'administration et par la Commission d'avis, auprès de la Direction des Centres culturels. Tout dossier introduit tardivement, quelle que soit sa qualité, risquerait de ne pas être soutenu en raison de l’épuisement des crédits et/ou d’en être averti a posteriori. Les projets de grande ampleur peuvent être introduits un an avant le début de leur réalisation.

Les demandes font l’objet d’un accusé de réception ainsi que, le cas échéant, d'une demande de compléments d'information. Lorsque le dossier est recevable, la Direction des Centres culturels le transmet pour avis à la Commission d'avis de l'action culturelle et territoriale.

Après analyse des dossiers, sur avis de l’inspection, l’Administration propose au Ministre le soutien à des projets extraordinaires. Les demandes sont généralement traitées en deux trains de propositions (avril/septembre). Dès connaissance de la décision du Ministre, et sous réserve de la procédure administrative et budgétaire, l’Administration informe l’association de l’octroi de la subvention et du montant de celle-ci.

L’Administration procède à la liquidation d’une première tranche de subvention correspondant à 85 % du montant octroyé.  Le solde de 15 % est liquidé en fin de réalisation du projet.

La liquidation du solde de la subvention est subordonnée à la réception d’un dossier justificatif comprenant les éléments suivants :

• un rapport d’activités relatif au projet subventionné évaluant la réalisation de ses objectifs.  Si certains d’entre eux n’ont pas pu être rencontrés, le rapport en  explicitera les raisons sans préjudice quant à la liquidation du solde du subside ;
• le compte de recettes-dépenses relatif au projet subventionné signé et certifié sincère et véritable par la personne qui l’a rédigé, et approuvé par le président ou le Trésorier de l’association ;
• le relevé récapitulatif (pas les copies des factures), certifié sincère et véritable par la personne qui l’a rédigé et approuvé par le Président ou le Trésorier de l’association, des pièces justificatives des dépenses à concurrence du montant de la subvention et correspondant au budget déposé, ou le cas échéant, aux postes précisés dans la lettre d’octroi de la subvention.  Ce relevé reprendra l’ensemble des pièces justificatives comptables de la subvention regroupées par rubrique et reprenant le numéro de chaque pièce, son montant ainsi que les totaux des différentes rubriques.  Les pièces comptables pourront être mises à la disposition des services de l’Administration sur simple demande.

Frais de personnel : ces frais sont admissibles dans les limites fixées par le budget présenté, à l’exception du personnel permanent du Centre culturel.  L’association doit respecter les dispositions légales en matière fiscale et sociale ;

Frais de déplacement : ces frais sont admissibles ; chaque note de frais doit comporter, outre l’identité complète de l’utilisateur (nom, adresse et téléphone), la raison du déplacement, le kilométrage parcouru, le point de départ et d’arrivée, être signée et précédée de la mention « certifié sincère et véritable à la somme de… ».

Ne sont pas admissibles :

• Les frais de voyage à l’étranger ou les frais de déplacement de personnes venant de l’étranger non couverts par le CGRI ;
• L’achat de matériel non-périssable ;
• Les frais administratifs et généraux non liés à l’activité exceptionnelle ;
• Les frais bancaires.

Si l’association ne peut justifier tout ou partie du subside, elle est tenue de rembourser la Communauté française dans les délais et selon les modalités fixés par l’Administration.